Börjar det dra ihop sig till mini-konferens på arbetsplatsen? Då kan det vara skönt att komma utanför kontorets väggar och väcka liv i kreativiteten. Att boka ett mötesrum passar också bra för personer som ska hålla i ett säljmöte eller arrangera ett styrelsemöte. Många kontorshotell runtom i landet ger dig möjlighet att boka mötesrum. Som medlem kan du exempelvis boka mötesrum hos United Spaces på alla deras lokaler i Sverige.
Att boka ett passande mötesrum kan verka som en enkel match till en början, men faktum är att lite planering underlättar beslutet. Ha dessa punkter i åtanke innan du bokar.
Börja med det viktigaste först. Syftet ska styra valet av mötesrum. Det är stor skillnad på att arrangera ett informativt möte eller en träff med teambuilding-inslag. Syftet ska passa in med den miljö som väljs. Att ha ett tydligt syfte underlättar för både arrangör och deltagare.
Fundera på om gruppen kan gynnas av att komma bort från sin vardagsmiljö. Är det ett vanligt rutinmöte kanske ett mötesrum i närheten av arbetsplatsen fungerar, men är det brainstorming och att tänka-utanför-boxen på schemat kanske en helt ny miljö är bäst?
Detta är kanske en tråkig punkt men ack så viktig. Självfallet styr pengarna vart mötet eller mini-konferensen äger rum. Sätt en budget tidigt i processen så att du hamnar i rätt prisintervall med en gång. En rymlig budget ger stora möjligheter att ta ut svängarna.
Om mötet eller konferensen ska pågå en heldag eller flera dagar, måste allt runt omkring klaffa. Det viktigaste är en bra matlösning som alla deltagare är nöjda med. Fundera på om ni vill gå ut och äta på stan eller om lunchen ska levereras utanför dörren där ni jobbar.
Det är viktigt att spika antalet deltagare. Det är den första frågan du kommer få från kontorshotellet eller andra aktörer som hyr ut mötesrum. Fundera på om någon utomstående ska bjudas in till mötet eller konferensen, exempelvis en föreläsare.
Alla vill få gjort så mycket som möjligt på sina möten och då gäller det att tekniken samarbetar. Kolla gärna upp i förväg hur eventuella datorer, projektorer, högtalare och mikrofoner ska kopplas in i mötesrummet och om det går att förbereda detta på något sätt.
De flesta kontorshotell runtom i landet erbjuder mötesrum där företag kan boka in sig, även om de inte är gäster på kontorshotellet till vardags. Fördelen med att boka mötesrum på kontorshotell är att mötesdeltagarna kommer ifrån sin vardagsmiljö, sidotjänster som catering kan beställas och att allt ”runt omkring-arbete” sköts av kontorshotellets serviceinriktade personal.