Vad är en konferens?

På en konferens samlas en grupp av människor och diskuterar ett ämne. Att åka på konferens utvecklar arbetsgruppen. Under en konferens kan både operativa frågor och strategiskt viktiga val diskuteras. Oftast är en i person i arbetsgruppen utsedd att leda mötet och hålla koll på dagordningen.

En konferens kan ha ett utbildande syfte där arbetsgruppen ägnar sig åt kompetensutveckling. Det är vanligt att en utomstående föreläsare eller utbildare bjuds in för att prata om ett speciellt ämne. Konferenser kan arrangeras av en arbetsgivare eller en branschorganisation.

Skattefri eller skattepliktig konferens

Skatteverket har vissa kriterier som avgör hur en konferens ska bedömas. De delar in konferenser i två olika typer, skattefria konferenser och skattepliktiga konferenser.

Skattefria konferenser

För att en konferens ska räknas som skattefri måste dessa fyra punkter uppfyllas.

Minst 6 h effektivt arbete per dag
Effektiv arbetstid minst 30 h/vecka
Konferensen är till nytta för företaget
Detaljerad agenda för alla dagar ska finnas

Skattepliktiga konferenser

En konferens blir skattepliktig när följande situationer inträffar.

För mycket nöje/avkoppling i schemat
Företaget drar inte nytta av konferensen
Valet av plats går inte att motivera
Konferensen på populärt turistmål utan anledning

Boka konferens – 3 saker att tänka på

Här följer tre bra saker att tänka på innan du ska boka en konferens.

Mål och syfte

Det första som ska göras när en konferens kommer på tal är att fundera på mål och syfte. Är syftet att folk ska lära känna varandra? Då kan en konferens som har inslag av team building och nöjen vara det bästa för arbetsgruppen.

Har konferensen istället en väldigt informativ inriktning, är det bra att dubbelkolla att mötesrummen är utrustade med tekniken ni behöver. Konferensens syfte påverkar valet av konferensanläggning eller mötesrum.

Var ute i god tid

Att planera sin konferens lång tid i förväg är en nyckel till ett bra slutresultat. Tänk på att det attraktivaste datumen blir uppbokade först. Exempelvis är det alltid högt tryck på konferensanläggningarna när folk är tillbaka efter semestern och hösten ska kickas igång.

Att vara ute i god tid ger också en bra överblick över storlek på konferensen. När ni är i planeringsstadiet och tar kontakt med arrangörer vill de veta storlek på gruppen, preliminärt upplägg och specifika önskemål med mera.

Sidotjänster

För att konferensen ska bli så bra som möjligt krävs det att detaljerna flyter. Kom fram till vilka sidotjänster som ni behöver ha tillgång till för en lyckad konferens. Det kan bland annat handla om catering-möjligheter, tillgång till projektor, övernattningsalternativ med mera.

Gör en checklista på tjänster som behöver uppfyllas av arrangören, då går jakten på den perfekta konferensanläggningen mycket snabbare. Ett gediget förarbete underlättar kontakten med olika konferensanläggningar.